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忘年会!二次会の挨拶を頼む相手まで!幹事として抑えておきたいポイントはここ!

   

あぁ今年は幹事に任命されてしまった。面倒くさいなぁなんて思いますよね。

実際私も面倒でいやでした。でもここで忘年会を成功させて自己評価も上げちゃいましょう!!居酒屋の元店長ができる!と感じた優秀な幹事様をご紹介させて頂きます。

さぁこれから忘年会に新年会。年末の締めの仕事だってあるのに・・・。


忙しいからこそ!忘年会の流れをつかんでスムーズに仕切っちゃいましょう!!

挨拶は誰に頼めば・・・、
二次会はどうしたらいいのか・・・。


もう迷わないで!続きを読んですっきりしましょう!


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忘年会の幹事業務ってどんなこともの?スムーズに仕切るために知っておくべきこと



忘年会って会社の規模が大きいほど、人数が多いほど大変ですよね。


でも今日でそんな悩みともさようなら!

ここをおさえれば間違いはないポイントを3つご紹介します。


それは「開催日時はいつなのか」「どんなお店を選ぶのか」「宴会の内容は?」この3つにしぼって段取りを組むと忙しい合間でもスムーズに仕事ができます。


まず「開催日時」ですね!

まず、どこまでの範囲で忘年会を開くのかを確認してください。

社長含めなるべく全員で行うものなのか、部署ごとに行われるのかを確認したら、開催するであろう範囲の中の重要な方々が必ず参加可能で、なるべく多くの方が参加できる日を決めます。


ちなみに都合のお伺いは1カ月前から行い、余裕をもつことをオススメします。

なぜかというとお店の予約は早ければ10月から内容を告知し11月には忘年会の予約が入り始めるためです。


では、開催日時が決まったら全員に連絡を入れましょう。

全員参加の場合は大丈夫ですが、希望に添えなかった方もいると思います。

連絡を入れる際は、気遣う一言を添えて連絡してください。ちなみにこの地点でお店が決まっていなくても大丈夫です。「お店は決まり次第ご連絡します。」と添えて下さい。
 

次に「お店選び」です。忘年会で重要なのは参加者全員に楽しんでもらうことです。そのために考えることは、年代、男女比、酒の種類、アレルギーの有無、会費です。


年代と男女比は料理を選ぶのに参考にします。食事のボリュームも男性だけなら量多めでもいいですが、女性の参加が多い場合そうはいきません。


お酒は置いている種類が多いお店を選ぶと年代の幅が広くても対応できます。そしてとても重要なことはアレルギーの有無です。これがわかるとお店の方も事前に料理を変更できるので、忘年会の参加確認の連絡をする時に一緒に書き加えておくといいでしょう。


忘年会の幹事は、参加者に気を遣うこととお店とどうコミュニケーションをとるかで変わってくるので覚えておくといいですよ。


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そして、会費です。

これは会社から支給なのか、実費なのかの確認と実費の場合の予算希望を募っておいてください。

ちなみに会費は飲み会という形で終わるのか、出し物をするのかによってかかる経費や時間がかわるので内容次第となります。

しかし、ここでおさえておきたいポイントは予約したお店でかかる料金は飲む前に人数分必ず徴収するということです。


基本的に少人数でない限り忘年会はコース料理を頼む会社がほとんどなので税込み価格を確認し、一人いくらなのかと飲む前に払ってもらうので丁度の金額で持ってきてほしいと伝えておくと参加する側も準備しやすいですね。


お店選びまで決まったところで連絡のとる内容の確認をしておきましょう。

最初の連絡は参加可否の連絡でしたね。


ここで必ず確認すること(参加可否の段階)は

・1次会参加できる日(何日がに絞って選んでもらう)もしくは参加できない日(を確認した方が早い場合もある)
・2次会の参加可否
・アレルギーの有無


日時とお店が決まった場合は

・開催日時
・お店の名前と場所
・会費(事前徴収やなるべくお釣りがでないよう連絡する)
・幹事の名前と連絡先
・その他連絡事項


上記は必ず記入し、みんなが迷わずにお店にたどり着けるように段取りをしてあげましょう。


ちなみに最初の段階で2次会の参加がおおかった場合、幹事ですので2次会のお店の取り付けも行ってください。ここを決めておかないとかなりぐだぐだするのでご注意ください。


そしていよいよ「内容」ですね。ちなみに飲み会だけという場合は、挨拶をしてもらう方を決めておきましょう!幹事が進行しつつ、乾杯の挨拶はその場の一番偉い方にお願いするので常ですので、宴会の会場が決まった地点で直接その方にお願いしておくとスムーズです。


幹事がそのまま乾杯の挨拶ということもあるので1~2分程度でいいので簡単に考えておくといいでしょう。

この挨拶、始まりと終わりが決まっていないと忘年会はいつまでも終わらないので気を付けてください。そしてみんなが時間を忘れられるくらい楽しんでもらうため、幹事は時間を忘れてはいけないということを覚えておいてください。


タイムキーパーと司令塔2つの役割が幹事の当日の仕事です。

終わらない忘年会はもうやめましょう!そして出し物がある会社は、去年何をしたのか参考にしてみるとよいでしょう。上司がカラオケ好きならカラオケのあるお店をセッティングするのもいいですし、先輩や後輩に出し物をお願いするのもいいと思います。


ある程度ステージ披露が望ましいのであればお店に下調べにいくとイメージがつきやすいと思います。確認に行けない場合は電話でお店の方に訪ねてみるといいでしょう。


出し物に関しては会社から経費が出る場合、景品つきもいいかもしれません。実際会社の出し物は身内という感覚がつよいのであまりしらけることはないと思いますが、もしもの場合に備えて同僚などには一緒に盛り上げてくれるようにこっそり声をかけておくと全体で楽しめますので参考までに。


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忘年会の幹事の失敗例!こうなるのは避けよう!


忘年会って段取りが悪いから失敗するんだ!ってよく言いますよね。でも本当にそうなんです。


ということで、ダメ幹事さんのお店であった失敗例をいくつかお話しします。まず一番のダメ幹事さんは、幹事が真っ先に酔いつぶれることです。

取り仕切るはずが、トイレを貸切り帰ってこない・・・。

おいおい幹事、あんたがいなけりゃみんな困るだろ・・・。

挙句の果てに上司の方に担がれて、タクシーに乗せられる始末。

普段酒癖が悪いと言われている方はこの日はソフトドリンクの方がいいかもしれませんね・・・。
 

あとよくあるのは、お金は飲んだ後に徴収する幹事さん。これほんとにみんな酔ってるから払った気もするし、払ってないかわかんない、というより話聞いてないなんてことがほとんどで、お金数えたら足りない。

楽しかった忘年会が、幹事だけ最後悲しい思いをしているところもよくおみかけしました。不足分を払わないとお店から出られないため、自分の懐から出すも次の日誰が払ってないかわからないから泣き寝入り。


数万円が自分の財布から消えている幹事さんたくさんいます。忘年会はみんなで楽しんでこそです。お金のトラブルは解決しにくいので、問題にならないよう先手で対策を打つようにしてください。


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まとめ


幹事ってたいへんですよね。でも、忘年会の幹事はポイントをおさえれば必ずうまくいく!私はそう信じていますよ。今年も楽しく1年を終えましょう

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